Организация и проведение совещаний

Худо только то совещание, где много умничанья — это знак, что совещатели думают более о себе, нежели о благе общем”.
(И. И. Лажечников)

Многолетний опыт привёл меня к мнению, что совещание является крайне важным процессом в любой организации. Особенно если его ведёт первое лицо компании. Поэтому поговорим про совещания. А точнее — про проблемы, с ними связанные, и ошибки проведения. Их много, как проблем, так и ошибок. Я же обозначу лишь те ошибки и проблемы совещаний, которые далеко не всегда лежат на поверхности.

Ошибки совещаний

1) Совещательный процесс, как таковой, в компании начинается с формулировки договоренностей. Как мелких и принципиальных — отсутствие мобильных телефонов, порядок рассаживания за совещательным столом, временной регламент, так и крупных — ответственность за срыв сроков, подготовка рабочих материалов, формирование рабочих вопросов к повестке дня и пр.

Для того, чтобы запустить в компании грамотный совещательный процесс, необходимо применять элементы жёсткого менеджмента. И не отходить от договорённостей ни в коем случае! Понятно, что отношение к сотрудникам со стороны руководства компании может быть разным, но в этой ситуации на “наши” и “ваши” объявляется мораторий.

Если руководитель сомневается в своей “железной” воле, лучше этот процесс запустить иначе, например, сработать чужими руками.

2) Совещание должно быть строго регламентировано по времени. Ни в коем случае не растягивайте проведение совещания по времени. Эффекта не будет. Главное — концовка, а она, при плохо организованном совещании и растянутом во времени, будет смазана. Тогда какой смысл вообще совещаться?

Плохо организованное совещание3) Необходимо помнить следующее: плохо организованное совещание бесполезно, а в ряде случае — вообще вредно. Отмечу ряд моментов:

  • При проведении планового (периодического) совещания должна быть отчётливо обозначена повестка дня.
  • При проведении внепланового, может быть, экстренного совещания должен быть ясно выражен предмет совещательного процесса.
  • По окончании совещания в обязательном порядке необходимо чётко сформулировать его итог, определить реальные сроки исполнения конкретных решений и установить контроль за отслеживанием сроков и эффективностью исполнения.

4) Бытует мнение, что “хороший менеджер ищет не повода назначить совещание, а возможности избежать его”. Не согласна. Двадцатиминутное краткое совещание запросто может заменять многочасовые кулуарные переговоры. Другое дело, что совещательный процесс часто путают с процедурой перекрестных переговоров.

Иногда с удивлением приходится наблюдать, как на поставленный вопрос линейные руководители почему-то начинают выяснять правоту между собой. Вот уж нет! Раз мы говорим про совещания с точки зрения их важности и полезности, все “междусобойчики” и выяснения отношений оставляйте за дверями совещательной комнаты.

Проблемы совещаний

1) Кому-то может показаться странным, но на совещании формируется желательный (или не очень) облик руководителя. Если для руководителя проведение совещания — это мучительный, нелюбимый, рутинный процесс, как правило, формируется нежелательный облик руководителя.

Мне приходилось сталкиваться с тем, что руководство часто удивляется результатом анонимного анкетирования сотрудников компании. Я не занимаюсь анкетированием, но понаблюдать за сим процессом в компаниях возможность у меня была. Когда кто-то из руководителей узнаёт полученные в ходе анкетирования мнения подчинённых о своей персоне — зачастую испытывает немалый шок. Особенно это касается линейных руководителей.

Всё это напоминает рассказ про разведчика, который, путаясь в собственном парашюте, пытается вычислить и понять, кто его сдал. Утверждаю — этот негативный облик “разносится” с совещательных процессов. И корректируется образ также на совещаниях. Как? А вот об этом я рассказываю на своих бизнес-тренингах.

Ошибки совещаний2) Совещание является прекрасным способом выявления формального и неформального лидера. Утверждаю это, опять же, на основании своего профессионального опыта. Как следствие, именно на совещании можно грамотно “утопить” ненужного лидера. Да, да, пусть это царапает слух, но часто и это приходится делать. Как? Это уже другой вопрос.

Корпоративные войны никто не отменял. Они были, есть и будут. Главное — уметь в этих корпоративных войнах вычленить нужное течение и грамотно его поддерживать. Иначе другие, более расторопные, подхватят и возглавят ненужное.

О видах и порядке проведения совещаний в сети есть много материалов, причём, очень неплохо структурированных. Тем не менее (и причина этого весьма понятна из выше изложенного), услуги организации и ведения совещательного процесса весьма популярны у консалтинговых компаний, хотя и редко выступают отдельным продуктом. Я же ратую как раз за то, чтобы “Организация и проведение совещаний” представляли собой отдельный продукт. Ведь если совещания правильно организовывать, проводить и АНАЛИЗИРОВАТЬ, то можно решать одновременно несколько вопросов.

(Инна Николаевна Овсянникова — руководитель ООО “КЛАСС-ФИНАНС”, бизнес-тренер)